Ruim 10 jaar ondersteun ik MKB-bedrijven en heb ontdekt dat veel van hun problemen zijn terug te voeren op een niet goed functionerende interne communicatie.

Eilandjescultuur

Een slecht functionerende interne communicatie is een probleem voor veel MKB-bedrijven. Medewerkers praten over van alles en nog wat met elkaar, maar communiceren niet. Dat heeft niets te maken met de onderlinge verstandhouding. Bij de interne communicatie van een bedrijf gaat het om het optimaal uitwisselen en delen van zakelijke informatie. Juist op dat terrein schiet het bij veel bedrijven te kort. De praktijk kan zijn dat de sociale communicatie bij de koffieautomaat of in de kantine optimaal is. Terwijl zich dat in de interne (zakelijke) communicatie beperkt tot het strikt formeel voldoen aan hetgeen binnen de eigen verantwoordelijkheid valt. In vele bedrijven leidt dat tot een eilandjescultuur. Een zeer onwenselijke en contraproductieve situatie.

“Je gaat het pas zien als je het door hebt!”

Je zou denken dat dit hoofdzakelijk een probleem is binnen de wat grotere bedrijven. Maar ik kom het ook tegen bij bedrijven met maar 3 of 4 medewerkers. Omdat de lijnen zo kort zijn verwacht je misschien dat de interne communicatie optimaal is. Dat is niet perse het geval. Zoals gezegd de sociale uitwisseling is dan prima, maar zakelijk wordt er te weinig en alleen maar het strikt noodzakelijke uitgewisseld. Het is iets wat er in de loop der jaren langzamerhand insluipt. Veel ondernemers zijn het zich daarom niet bewust. Men is er aan gewend dat het gaat zoals het gaat. Daarom kan het bij sommige bedrijven lang doorwoekeren. Om Johan Cruijff te citeren uit het gelijknamige boek van Pieter Winsemius “Je gaat het pas zien als je het door hebt!” Bedrijven die het probleem vervolgens aanpakken, ervaren het als een bevrijding. Alsof een langzaam dichtgeslibde verstopping volledig is doorgespoeld. Pas achteraf wordt duidelijk hoe remmend het heeft gewerkt op de bedrijfsvoering en hoeveel tijd en geld dat kost.

Wat jou als ondernemer drijft

De oorzaak is meestal gebrek aan duidelijkheid en betrokkenheid van medewerkers. In feite moet je als ondernemer je eigen medewerkers veel meer serieus nemen. Voor je gevoel deed je dat al, alleen in de praktijk functioneert het zo niet. Ook als medewerkers heel graag voor je werken, is dat alleen niet voldoende. Duidelijkheid over wat jou drijft als ondernemer, jouw visie en bedrijfsdoelen is erg belangrijk voor het creëren van betrokkenheid. Je bent pas een team als je als zodanig opereert en een gezamenlijk doel nastreeft. Zodra medewerkers die betrokkenheid hebben, gaan ze meedenken, proactief handelen en komen van hun eiland af.

Gewoon doen

Interne communicatie moet wel worden georganiseerd. Zorg dat de afspraken en procedures (die heeft elk bedrijf) die er zijn, worden vastgelegd. Bespreek die met je mensen en vraag ze zich daaraan te houden. Zie er vervolgens wel op toe dat het gebeurd. Een vergadercultuur wil niemand, maar het is noodzakelijk om formele momentente creëren om zaken af te stemmen. Bij veel bedrijven die ik heb ondersteund werden grote stappen gemaakt met het simpel invoeren van een korte wekelijkse werkbespreking. Op maandagmorgen, 30 minuten, niet langer. Er worden alleen lopende operationele zaken besproken. Zorg voor een vaste agenda, bereid het zelf goed voor en hou de deelnemers scherp. Denk niet dat je met 3 medewerker hiervoor te klein bent. Je zult versteld staan hoe het je gaat helpen. Gewoon doen.